Oninbare factuur? Hoe krijg je de afgedragen btw terug?

Het komt helaas voor dat afnemers een factuur voor leveringen en diensten niet altijd (volledig) betalen. De verschuldigde btw is door de leverancier of dienstverrichter dan al afgedragen in het tijdvak waarin de factuur is uitgeschreven.

Op het moment dat definitief vaststaat dat een deel van het factuurbedrag of het gehele bedrag niet meer ontvangen wordt, is het mogelijk de afgedragen btw terug te vragen bij de Belastingdienst. Hiervoor moet een apart schriftelijk verzoek worden ingediend. Dit mag dus niet verwerkt worden in de reguliere aangifte.

In deze handreiking leest u:

• wanneer een verzoek kan worden ingediend
• op welk moment een verzoek moet worden ingediend
• wat de gevolgen zijn van een te laat ingediend verzoek
• hoe het verzoek moet worden ingediend.

Ook leest u over de gevolgen voor de afnemer als de factuur niet wordt betaald.

Wanneer dient u een verzoek in?
U kunt het verzoek indienen wanneer vaststaat dat de vordering definitief oninbaar is.

De vraag is op welk moment een vordering definitief oninbaar is. Bij een faillissement is dit meestal het moment dat de slotuitdelingslijst is opgesteld door de curator.

Ook kan er sprake zijn van een schuldsanering. Wanneer de overeenkomst tot schuldsanering is opgemaakt staat vast welk deel van de vordering oninbaar is.

Op het moment dat er geen sprake is van een faillissement of schuldsanering kan een vordering toch oninbaar zijn. Bijvoorbeeld als de afnemer weigert te betalen. Het is dan van belang dat de ondernemer aantoont dat de vordering definitief oninbaar is. Hiertoe moet de ondernemer laten zien welke stappen er zijn gezet om de vordering alsnog betaald te krijgen. Het vrijwillig prijsgeven van een vordering maakt deze niet oninbaar.

Er is geen sprake van een oninbare vordering op het moment dat deze wordt omgezet in een geldlening. Door het omzetten naar een lening is de oorspronkelijke vordering voldaan. Dit leidt dan ook nooit tot een teruggaaf van btw. Dit geldt ook indien de betaling plaatsvindt in natura of in elke andere vorm van verrekening.

Let op:
Bij toepassing van het kasstelsel wordt de btw pas afgedragen op het moment dat er betaald wordt. In deze gevallen kan er dus geen sprake zijn van een teruggaaf.

Op welk moment moet een verzoek worden ingediend?
Het verzoek moet worden gedaan binnen één maand na het aangiftetijdvak waarin het recht op teruggaaf ontstaat. Wanneer een verzoek na deze termijn wordt ingediend, zal het verzoek niet ontvankelijk verklaard worden en neemt de Belastingdienst het verzoek enkel ambtshalve in behandeling.
Dit heeft tot gevolg dat alleen bezwaar en beroep aangetekend kan worden tegen het niet ontvankelijk verklaren.

Hoe moet het verzoek worden ingediend?
Het verzoek om een teruggaaf wegens oninbare vorderingen moet schriftelijk worden ingediend bij de Belastingdienst. U mag dit niet verwerken in de reguliere btw-aangifte. Met het verzoek stuurt u gegevens mee, waaruit blijkt dat de afnemer niet heeft betaald en niet zal betalen. In het verzoek moeten tenminste de volgende gegevens zijn opgenomen:

• gegevens van de belastingplichtige/verzoeker
• naam en adres van de afnemer
• datum en nummer van de betreffende factuur (bij voorkeur kopie factuur toevoegen)
• het niet betaalde factuurbedrag
• het bedrag aan btw dat wordt teruggevraagd.

Let op:
Als de factuur deels betaald is, kan slechts die btw worden teruggevraagd die betrekking heeft op het niet betaalde deel van de factuur. Een deelbetaling mag dus niet worden toegerekend aan de vergoeding excl.btw om vervolgens 100% van de in rekening gebrachte btw terug te vragen. Een deelbetaling moet evenredig worden toegerekend aan de vergoeding en de btw.

Gevolgen voor de afnemer als de factuur niet voldaan wordt
Als een afnemer een factuur niet betaalt en wel de btw in aftrek heeft gebracht, moet deze btw worden terugbetaald. Dat moet op het moment waarop redelijkerwijs kan worden aangenomen dat het factuurbedrag niet meer wordt betaald.

De afnemer moet in ieder geval de teruggevraagde btw terugbetalen wanneer hij twee jaar na de uiterste betaaldatum de factuur nog niet (volledig) heeft betaald. Indien vervolgens alsnog betaald wordt, herleeft de aftrek niet.

Het kan natuurlijk ook al binnen twee jaar duidelijk zijn dat er geen betaling zal plaatsvinden. Dit kan bijvoorbeeld bij een staking zonder baten zijn, of een faillissement waarin geen uitkering aan de crediteuren volgt. De verschuldigdheid ontstaat in dit geval op het moment dat het faillissement wordt uitgesproken en niet pas als de slotuitdelingslijst komt. Maar ook wanneer een incassobureau is ingeschakeld door de leverancier en de betaling nog steeds uitblijft. Ook kunnen er andere stukken aanwezig zijn waaruit valt op te maken dat de vergoeding niet meer voldaan wordt, hierbij kan gedacht worden aan processtukken.

De verschuldigde belasting kan in dit geval wel in de reguliere btw-aangifte worden meegenomen. Verzuimt de afnemer de verschuldigde belasting uit zichzelf terug te betalen, dan kan de Belastingdienst een naheffingsaanslag opleggen, met eventuele boete.