Debiteurenbeheer: wat als een klant jouw factuur niet betaalt?

Bijna elke ondernemer krijgt er wel een keer mee te maken: een klant die een factuur niet betaalt, ook wel debiteur genoemd. Of het nu per ongeluk gebeurt of met opzet, vervelend is het zeker. Wat kun je doen als een factuur niet wordt betaald? En hoe snel moet je aan de bel trekken? Wij leggen het uit!

Redenen waarom een klant jouw factuur niet betaalt
Als een factuur niet binnen de afgesproken betalingstermijn wordt betaald, heb je misschien de neiging om te denken dat de klant niet wil of kan betalen. Maar dat hoeft niet het geval te zijn. Dit zijn veelvoorkomende redenen waarom klanten niet (op tijd) betalen:
– Jouw factuur is ergens blijven liggen of in de mail blijven hangen;
– Iemand van de boekhouding is op vakantie;
– De betaling is ingepland, maar nog niet uitgevoerd.

Ga in eerste instantie altijd van het positieve uit, dat scheelt je een hoop stress en energie.

Stuur een herinnering
Is de factuur na de afgesproken betalingstermijn niet betaald? Dan adviseren wij om eerst een herinnering te sturen. Dat is een zakelijke, maar vriendelijke mail waarin je de klant attendeert op de nog onbetaalde factuur.

Bel je klant op
Heb je een week na je herinneringsmail nog niets gehoord én geen geld ontvangen? Bel je klant dan op en vraag vriendelijk hoe het met die niet-betaalde factuur zit. Je klant zal met een (goed) excuus komen en hopelijk zijn of haar verontschuldigingen aanbieden. Focus je in dit gesprek echter vooral op hoe nu verder. Maak duidelijke afspraken over wanneer de factuur uiterlijk betaald moet zijn en bevestig die afspraak, bijvoorbeeld per mail.

Stuur een aanmaning
Hebben jouw herinneringsmail en telefoontje niet het gewenste resultaat opgeleverd? Dan is het tijd om een tweede herinnering per mail te sturen, ook wel aanmaning genoemd. Blijf beleefd en vriendelijk, maar wees hier heel duidelijk: als je klant niet betaalt, ben je genoodzaakt om andere stappen te ondernemen. Zo weet jouw klant heel goed dat dit zijn laatste kans is om op een normale manier betalen.

Schakel een incassobureau in
Is je factuur nog steeds niet betaald? Dan kun je ervoor kiezen om een incassobureau in te schakelen. Daarmee stel je de debiteur in gebreke. Tip: geef altijd aan dat eventuele bijkomende kosten voor rekening van de klant komen. Denk hierbij aan incassokosten (de kosten die jij als schuldeiser maakt om je geld te krijgen) en de wettelijke rente (de rente die je volgens de wet mag eisen als je klant niet betaalt). De wettelijke rente is vanaf 1 januari 2023 4% voor niet-handelstransacties of 10,5% voor handelstransacties.

Stap naar de rechter
In zeldzame gevallen betaalt een klant jouw rekening nu nog steeds niet. In dat geval kun je een dagvaarding sturen waarmee je je klant voor de rechter daagt.

Debiteurenbeheer uitbesteden
Slecht betalende klanten zorgen voor stress en financiële ellende, terwijl strak debiteurenbeheer en een goede debiteurenadministratie je juist geld opleveren. Debiteurenbeheer is namelijk alles wat je doet om klanten zo snel mogelijk te laten betalen. Heb jij hier zelf niet zoveel kaas van gegeten? Wij nemen jouw debiteurenbeheer graag uit handen.

Persoonlijk advies
Wil jij (eerst) meer weten over debiteurenbeheer? Plan een adviesgesprek in bij ons administratiekantoor via 0172 – 450 810 of info@tidak.nl.